Vermutlich haben Sie sie gerade hinter sich, die Jahresinventur. Vielleicht mussten Sie dafür zusätzliches Personal anheuern. Treue Mitarbeiter mit Überstunden verärgern. Zusätzliche MDE-Geräte ausleihen. Oder sogar das Lager für ein paar Tage dicht machen? Nicht gut! Dabei gibt es eine Alternative: die Perma-Inventur.

Eine Einschränkung vorweg: wer derzeit noch seine Warenbestände mit Papier und Stift oder mit Hilfe von Excel verwaltet und damit gut zurechtkommt, braucht gar nicht erst weiterzulesen. Denn: Die Basis für die Einführung einer fortlaufenden Inventur ist ein solides ERP-System kombiniert mit einer Lagerverwaltungssoftware.

Haben Sie? Prima! Dann steht der Umstellung von einmal jährlich stattfindender auf eine fortlaufende Inventur schon einmal technologisch nichts entgegen. Diese hat viele Vorteile:

  • Mehr Umsatz – denn das Lager muss nicht mehr geschlossen werden
  • Mehr Mitarbeiterzufriedenheit – denn Feiertage und Wochenenden bleiben frei
  • Mehr Transparenz – um Ursachen für Bestandsdifferenzen (wie beispielsweise Diebstahl) schneller aufzudecken
  • Einsparungen – durch optimale Nutzung vorhandener Mitarbeiterkapazitäten kann auf Anheuern und Einlernen von Aushilfskräften verzichtet werden.
  • Weniger Arbeits- bzw. Organisationsaufwand
  • Weniger Zeitdruck

Wollen Sie gerne haben? Dann lassen Sie uns gemeinsam einen genaueren Blick auf die Perma-Inventur werfen. Zum Beispiel welche Varianten es gibt und welche sich für welches Lagerfach anbieten.

Permanente Inventur – diese Optionen gibt es

  1. Zählung während der Kommissionierung
    Entnimmt der Kommissionierende aus einem Lagerfach Ware, fordert sein MDE-Gerät ihn auf, die Anzahl der im Fach verbleibenden Stücke zu zählen bzw. zu bestätigen. Vorab wurde dazu ein Grenzwert definiert, ab dem die Mitteilung ans System gehen soll. Der Einfachheit halber wird in der Regel der Wert „Null“ gewählt. Sprich: Ist das Lagerfach leer, gibt der Kommissionierende diese Information in sein MDE-Gerät (Mobile Datenerfassung) ein. Diese leitet sie direkt an das angeschlossene Lagerverwaltungs- bzw. ERP-System weiter. Ist das Fach nicht leer, sollte es aber sein, wird die entsprechende verbleibende Stückzahl ebenfalls ins MDE-Gerät eingetragen. So ist das ERP-System bestandstechnisch immer auf aktuellstem Stand.
  2. Zählung auf Basis von Inventurplänen
    Zählungen werden in niedrigen Umsatzzeiten bzw. bei wenig Betrieb im Lager durchgeführt. Zur Festlegung dieser Zeiten werden Erfahrungswerte aus der Vergangenheit genutzt sowie Prognosen. So fallen Hochzeiten wie Weihnachten oder Black Friday naturgemäß für eine Zählung aus. Im Inventurplan können zeitliche Intervalle vorab definiert werden – zum Beispiel „wöchentlich“ oder „monatlich“ und die Zahl der an diesem Tag zu prüfenden Lagerfächer. Mit der Erstellung des Inventurplans wird der Zählauftrag für den Lagermitarbeiter automatisch im MDE-Gerät hinterlegt – kann aber auch jederzeit wieder storniert werden.
  3. Spontane Zählung
    Die rein manuelle Variante: Ist gerade wenig los, überprüfen die Mitarbeitenden mittels MDE-Gerät spontan den Warenbestand in zuvor von der Lagerleitung festgelegten Lagerfächern. Die Anweisung dafür erfolgt durch die Lagerleitung.

 

Variante eins – die sogenannte Nulldurchgangsinventur – wird in den allermeisten Fällen angewendet, weil sie die komfortabelste Variante ist. Sie setzt jedoch einen relativ konstanten Lagerumsatz über alle Artikel voraus, weil sonst die Kommissionierenden nicht an allen Lagerfächern regelmäßig vorbeikommen.

Die Varianten zwei und drei werden in der Regel für Langsamdreher genutzt – und damit für Lagerplätze, die bei der Zählung während der Kommissionierung nicht regelmäßig abgedeckt werden. Alle über das Jahr nicht gezählten Lagerplätze werden dann spätestens zum Stichtag gezählt.

In der Praxis kommen also immer mehrere dieser Inventurarten zum Einsatz.

Voraussetzungen für permanente Inventur

Grundvoraussetzung für die Umsetzung einer fortlaufenden Inventur ist ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 for Finance & Supply Chain Management und hier das zugehörige Warehousing-Modul. Es steuert sämtliche Prozesse im Lager, die die Mitarbeitenden mit ihren MDE-Geräten dokumentieren. Jeder Prozess, der mit Ware in Zusammenhang steht, muss im MDE-Gerät hinterlegt sein. Dieses kommuniziert über WLAN in Echtzeit mit dem ERP-System.

Praktisch: Nichtgezählte – und damit von der Perma-Inventur nicht erfasste – Lagerplätze sind für die Lagerleitung auf einen Blick ersichtlich: über Inventur-Zeitstempel) markiert das System den Überprüfungsstatus eines jeden Lagerfachs. Und: verlustig gegangene Artikel werden automatisch ausgebucht- Stichwort: Bestandkorrektur.

Technologische Must-Haves

  • ERP-System
  • Warehousing-Modul mit Inventurmodul
  • MDE Geräte (Mobile Datenerfassung) für die Kommissionierer
  • Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer

Letzteres ist unerlässlich für die Einführung einer fortlaufenden Inventur. Der Wirtschaftsprüfer wird wiederum sein Okay nur dann dafür geben, wenn die Lagerbuchführung einwandfrei ausgeführt wird. Bedeutet: sämtliche Bestandsbewegungen bzw. Warenzu- und abgänge müssen wert- und mengenmäßig immer systemisch miterfasst werden. Die Bestandsveränderungen sowie sämtliche Prozesse dazu müssen für den Wirtschaftsprüfer vollständig nachvollziehbar sein.

Mit dem Warehousing-Modul von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Supply Chain Management ist dies problemlos umsetzbar.

Die gute Nachricht: Wir wissen, wie das geht!

Wir kümmern uns nicht nur um die Einführung der benötigten Softwaremodule, sondern wir bringen auch Ihre Prozesse ins System und in bedienerfreundliche MDE-Geräte. Und bevor alles live geht, testen wir genau, ob alles auch tatsächlich funktioniert – auf dem Bildschirm und vor Ort im Lager. So bereiten wir alles für die Abnahme der permanenten Inventur durch die Wirtschaftsprüfung vor. Ungefähr zwei bis vier Monate dauert die Umsetzung ab Auftragserteilung. Eigentlich ziemlich schnell, wenn man bedenkt, welchen Nutzen man daraus zieht.

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