Korona dala klubu zelenou a asociaci 4.0: Neumarktská mládežnická asociace – zastřešující organizace pro mnoho klubů a asociací – učinila krok zaměřený na budoucnost do cloudu. Takto funguje budoucnost!

tisková zpráva

Projekt, který je zábavný, protože to byl také kus okamžité pomoci v těchto dobách krize: ve velmi krátké době náš tým konzultantů přenesl celou administrativní a komunikační strukturu sdružení na sadu Microsoft 365. Spouštěčem tohoto kroku byla pandemie COVID 19, díky níž bylo nutné umožnit všem zaměstnancům přes noc pracovat z domova z jednoho místa na druhé.

Srdcem řešení jsou funkce spolupráce M365 a Microsoft Teams. Současně je prostředí místního serveru, které vyžaduje intenzivní údržbu a zabezpečení, nahrazeno cloudovým úložištěm OneDrive a SharePoint – webovou oblastí spolupráce pro společnosti – které jsou součástí balíčku. Odpovědnost za všechny aspekty zabezpečení spočívá v datovém centru Microsoft s okamžitou platností.

Markus Ott, výkonný ředitel Okresního svazu mládeže v Neumarktu, je přesvědčen o rozhodnutí ve prospěch řešení založeného na cloudu: „Přechod do cloudu má velkou výhodu v tom, že každý může kdykoli přistupovat ke všem datům v centrálním bodě. Tím je zajištěno, že každý vždy pracuje s nejnovějšími verzemi dat nebo dokumentů a nikdo nemusí čekat na doručení jinými. Doufáme, že nám to dá větší transparentnost a přehled, rychlejší spolupráci a možnost nabídnout práci v domácí kanceláři. “

Abychom zajistili, že zaměstnanci plně využijí mnoho možností nového softwaru, proškolili jsme několik zkušených uživatelů a nastavili pro ně současně potřebné aplikace.

Velký počet členů vyžaduje digitální správu

Téměř 100 000 mladých lidí v okrese a 24 přidružených mládežnických organizací a sdružení: Okresní mládežnický kruh Neumarkt (KJR) je v Bavorsku velkým kalibrem mezi zájmovými skupinami pro zájmy dětí a mladých lidí. Organizace spolupráce mezi všemi zaměstnanci na plný úvazek a dobrovolníky a členy je odpovídajícím způsobem složitá – stejně jako správa členů, údržba kalendářů akcí, rezervace místností a členské příspěvky.

Přechod z Microsoft Office 2010 na Microsoft 365 byl na pořadu jednání už dlouhou dobu – aktualizaci urychlila kontaktní omezení zavedená COVID 19. Převzali jsme migraci všech dat uložených na lokálních počítačích a serverech, digitalizaci interního ukládání a zpracování dat klubu a související změny v IT prostředí.

V systému byl uložen model úplné hierarchie: diferencovaná oprávnění uživatelů nyní umožňují přiřazení práv jednotlivým členům. Rovněž bylo zajištěno, že nový systém splňuje požadavky na ochranu údajů v Německu. Kromě technického úvodu byly společně definovány procesy a role, aby byla zajištěna maximální efektivita.

Výsledek: optimalizace každodenních pracovních a administrativních procesů pro všechny zaměstnance a všechny zúčastněné a výrazně zrychlená a zjednodušená komunikace. Další projekt společnosti Microsoft na KJR Neumarkt se již plánuje: Na základě vytvořeného základu se nyní mají automatizovat opakující se procesy – s Microsoft Power Automate. Těšíme se na pokračování!